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管理鐵三角
細致高效 檔案管理有“心”招
發(fā)布時間:2024-07-19“檔案中心嗎?我們部門有文件材料需要移交,麻煩幫我們指導(dǎo)一下!”“好,我們馬上就到!”一大早,隨著綜合工作部檔案中心的電話鈴聲,渭河發(fā)電檔案管理員們忙碌的一天又開始了。
渭河發(fā)電檔案中心庫存從1966年7月至今的各門類檔案,在一代代檔案人不忘初心、幾十年持之以恒的傳承堅守下,這些珍貴資料保存完好,在公司發(fā)展的各個歷史階段發(fā)揮著重要作用,為公司企業(yè)文化建設(shè)、精細化管理、安全標準化一級達標、陜能股份上市盡調(diào)、各類審計、人事檔案完善、“三供一業(yè)”改造、生產(chǎn)技改大修、稅務(wù)自查、重點工程項目審計決算與驗收工作等方面提供了強大的數(shù)據(jù)支撐。
借助v6平臺、微信公眾號,檔案中心及時宣傳報道檔案工作動態(tài);積極參加各項活動,開展國際檔案日學習,舉辦紅色珍檔聯(lián)展,傳承弘揚紅色精神;參加公司融合創(chuàng)新現(xiàn)場交流會,向與會代表展示渭河發(fā)電檔案工作發(fā)展歷程和嶄新變化;組織開展新修訂的《檔案法》學習競賽答題抽獎,用心宣傳,激發(fā)公司全員參與學習的積極性和熱情,提升檔案法治意識。
近年來隨著公司對檔案管理工作重視度不斷提升,要求也越來越嚴格,為適應(yīng)并達到新時代檔案管理與企業(yè)發(fā)展的同頻共振要求,檔案中心主動作為,提前部署,將往年一季度底發(fā)布歸檔通知再提前至一月底;聯(lián)系各部門掌握歸檔內(nèi)容和數(shù)量,提早做好規(guī)劃;先檢查再接收,通過系統(tǒng)移交的電子版,檢查發(fā)現(xiàn)問題即駁回,電話告知移交人問題及整改方法;電子版合格后再通知移交紙質(zhì)版的時間,錯峰錯時,細心工作確保歸檔工作緊張有序不繁亂。
各部門在歸檔過程中遇到問題打電話求助時,檔案管理員都會及時上門服務(wù),從文件材料編頁、整理、掃描、歸類到數(shù)字檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入、上傳,不厭其煩,耐心指導(dǎo)同時積極宣傳灌輸應(yīng)歸盡歸、文件材料形成即歸檔的理念。經(jīng)過不懈努力,各部門歸檔意識顯著提高,催繳收回大量積壓的各門類“陳年舊賬”文書檔案,實現(xiàn)歸檔質(zhì)與量的雙重提升。
隨著公司融合創(chuàng)新改革發(fā)展步伐,檔案中心及時跟進,全員參與設(shè)計制作,將各功能區(qū)域合理劃分,打印粘貼門牌、辦公用品、照明及電源開關(guān)、文件柜、辦公設(shè)備電源線、文件架、清潔用品、溫濕度計等標識標簽;目錄冊、密集架、檔案盒規(guī)范標識,實施編碼管理;制作室內(nèi)定置圖,辦公物品、鍵盤、水杯、文件架、抽屜內(nèi)外、鑰匙盒、飲水機、消防箱等制作定位線和圖標,實現(xiàn)定置擺放;物品擺放整齊,位置固定,規(guī)范有序,便于識別取用,精心管理有效改善工作環(huán)境,提高工作效率。
檔案中心與專業(yè)技術(shù)人員配合完成脫硝系統(tǒng)檔案合卷、審核、實體檢查,銷毀作廢和副本重復(fù)檔案,有效緩解科技檔案庫房容量及裝具不足的困境。結(jié)合公司實際,完成永久保管和利用頻繁檔案數(shù)字化并建立起全文數(shù)據(jù)庫,確保有限費用精準用于有價值檔案。請教專家,將利用頻繁的2大類檔案,從立項到結(jié)算全過程文件合并裝為一件,減少填寫文件題名、蓋檔號章的繁瑣,盒內(nèi)文件亂序后恢復(fù)快捷,有效提高整理效率;卷內(nèi)目錄由2-3頁減至1頁,節(jié)約打印耗材。小毛刷用完清洗晾干,重復(fù)使用;簽字筆換芯不換筆;打印紙雙面使用;及時關(guān)閉電源;庫房門窗、遮光窗簾保持常閉狀態(tài),保持庫房內(nèi)溫濕度恒定、檔案安全的同時,降低能耗;貨比三家,挑選質(zhì)優(yōu)價低的辦公用品。節(jié)約節(jié)儉,精打細算,用“珍”心降低檔案管理成本。
為進一步提高檔案查詢利用效率,提升服務(wù)質(zhì)量,檔案中心貼心服務(wù),多次組織開展檔案數(shù)字系統(tǒng)操作培訓并下發(fā)教材。日常工作中,對查閱者現(xiàn)場演練傳授檔案數(shù)字系統(tǒng)借閱及使用方法,盡力擴大系統(tǒng)受眾面,讓數(shù)據(jù)多跑網(wǎng)路,避免大家多跑馬路。及時了解公司工作動向,提前安排查閱調(diào)檔工作,不讓檔案工作拖后腿。從老花鏡配備到桌上的綠植、桌布等營造舒適溫馨的閱檔環(huán)境,再到逐件查找調(diào)檔、復(fù)印蓋章,盡職盡責的工作,使幾十年前的原始檔案資料為員工確認工齡、完善退休檔案、特殊工種認定及職稱認定等關(guān)系到個人切身經(jīng)濟利益的事項發(fā)揮出最大的作用。
以“心”招努力工作,以“心”招助力公司發(fā)展,在以后的工作中,渭河發(fā)電將繼續(xù)不懈奮進!董咸寧